Vergabe- und Angebots-Assistent

Das Problem, das er löst

Aufwand pro Angebot

Ein Angebot an einen öffentlichen Auftraggeber bindet regelmäßig ein bis drei Personentage. Bei kleineren Häusern macht das die Geschäftsführung selbst, meist abends.

Wissen liegt verstreut

Referenzprojekte stehen auf der Website, Vorgehensbeschreibungen in alten Angeboten, Eignungsnachweise im Ordner. Bei jedem Angebot wird neu gesucht.

Formfehler kosten alles

Eine fehlende geforderte Angabe führt zum Ausschluss, unabhängig von der fachlichen Qualität. Genau das passiert unter Zeitdruck.

Vorgelagert · Ausschreibungs-Radar

Nicht nur bearbeiten, sondern finden

Der Assistent kann auf eingehende Anfragen warten. Er kann aber auch selbst suchen. Der Radar zieht täglich die amtlichen Bekanntmachungen und meldet nur, was zum eigenen Leistungsprofil passt.

Kein Crawlen fremder Portale, sondern zwei offizielle offene Schnittstellen. Das ist rechtlich sauber und technisch stabil.

Datenservice Öffentlicher Einkauf

Betrieben vom Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums, bündelt Bekanntmachungen von Bund, Ländern und Kommunen. Offene Schnittstelle in den Formaten eForms, OCDS und CSV.

Testabruf 22.07.2026: 1.106 Bekanntmachungen an einem einzigen Tag.

TED, die europäische Vergabedatenbank

Alle Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Such-API ohne Anmeldung, Abruf nach Leistungsart und Ort der Ausführung.

Testabruf: 9.471 Bekanntmachungen zu Unternehmensberatung mit Leistungsort Deutschland.

Auftraggeber	Bekanntmachung	Bewertung des Radars
Rhein-Erft-Kreis	Beratungsleistung und Fachplanung Ersteinrichtung	Kreisverwaltung, Beratungsleistung. Passt zum Profil, zur Prüfung vorlegen.
Magistrat der Stadt Eschborn	Externe Sozialberatung und Mitarbeiterberatung	Kommune, Personalthema. Hohe Passung für Häuser mit HR-Schwerpunkt.
Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung	Beratung und Begleitung eines Bundesministeriums	Bundesebene, großer Zuschnitt. Nur bei entsprechender Referenzlage.
Landesbetrieb Straßenbau NRW	Geotechnische Beratung	Fachfremd. Wird verworfen, erscheint nicht im Posteingang.

Aus 1.106 Bekanntmachungen eines Tages blieben nach Leistungsfilter sieben mit Beratungs- oder Schulungsbezug übrig, nach Profilabgleich davon zwei bis drei zur Vorlage. Genau das ist der Zweck: nicht mehr Meldungen, sondern weniger.

Was der Radar nicht sieht, und das ist wichtig

Unterhalb der EU-Schwellenwerte besteht keine durchgehende Veröffentlichungspflicht. Direktaufträge und Verhandlungsvergaben ohne Bekanntmachung tauchen in keiner Datenbank auf, weder in der des Bundes noch in einer kommerziellen. Wer sein Geschäft überwiegend aus solchen Vergaben zieht, gewinnt durch den Radar Marktübersicht, aber nicht automatisch mehr Anfragen. Der Radar ergänzt die Akquise, er ersetzt sie nicht.

Wie er arbeitet

Radar, optional

Täglicher Abgleich der amtlichen Bekanntmachungen gegen das eigene Leistungsprofil. Nur Treffer landen im Posteingang.

Bestand einlesen

Einmalig: Referenzprojekte, Leistungsbausteine, Vorgehensmodelle, Eignungsnachweise, Textbausteine aus früheren Angeboten.

Anfrage lesen

Anfrage oder Vergabeunterlage wird strukturiert erfasst: geforderte Leistungen, Nachweise, Fristen, Formvorgaben.

Zuordnen und begründen

Jede Anforderung bekommt den passenden Baustein, eine Passungsbewertung und eine Begründung, warum genau dieser.

Entwurf und Protokoll

Angebotsentwurf plus Liste dessen, was fehlt, geprüft werden muss oder bewusst offen blieb.

Beispiellauf · fiktives Beratungshaus

Hinweis: Anfrage, Anbieter und Referenzen in diesem Beispiel sind konstruiert. Im Echtbetrieb greift der Assistent ausschließlich auf den tatsächlichen Bestand des jeweiligen Hauses zu.

Eingegangene Anfrage

Landkreis, Amt für Jugend und Soziales

„Im Zuge einer Neuorganisation beabsichtigen wir, rund 120 Stellen neu zu beschreiben und zu bewerten sowie den Personalbedarf in zwei Sachgebieten zu ermitteln. Wir bitten um ein Angebot einschließlich Vorgehensbeschreibung, Zeitplan, Beteiligung des Personalrats und Benennung vergleichbarer Referenzen.“

Anforderung	Baustein aus dem Bestand	Passung	Begründung des Assistenten
Personalbedarf in zwei Sachgebieten	Referenz: Eigenbetrieb eines Landkreises Stellenstruktur und Personalbedarfsermittlung	hoch	Gleiche Leistung, gleicher Auftraggebertyp. Stärkste Referenz für diese Anfrage.
120 Stellen beschreiben und bewerten	Referenz: Shared-Service-Gesellschaft Stellenprofilierung im größeren Bestand	hoch	Einzige Referenz, die die Mengenfrage belegt.
Vorgehen und Zeitplan	Leistungsbaustein Phasenmodell Stellenbewertung	hoch	Zeitplan wird aus dem hinterlegten Phasenmodell abgeleitet, nicht geschätzt.
Beteiligung des Personalrats	Schulungsbaustein Grundlagenseminar für Beteiligte	mittel	Nicht gefordert, aber akzeptanzfördernd. Als optionales Modul, erhöht den Auftragswert.
Eignungsnachweise	nicht hinterlegt	offen	Versicherungssumme und Umsatzangaben fehlen im Bestand. Wird als Lücke gemeldet, nicht gefüllt.

Auszug aus dem Entwurf

Entwurf zur Freigabe · nicht versandt

Angebot: Stellenbewertung und Personalbedarfsermittlung

Vorgehen in fünf Phasen

Auftragsklärung und Unterlagensichtung. Organigramm, vorhandene Stellenbeschreibungen, strittige Fälle.
Erhebung. Strukturierte Interviews, Erfassung der auszuübenden Tätigkeiten.
Tätigkeitsstruktur. Bildung der Arbeitsvorgänge, Plausibilisierung der Zeitanteile.
Bewertung und Begründung. Abgleich mit den Tätigkeitsmerkmalen, schriftliche Herleitung je Stelle.
Abstimmung. Rückkopplung mit Amtsleitung und Personalvertretung, Dokumentationsübergabe.

Referenzen

Zwei vergleichbare Projekte werden vorgeschlagen. Prüfhinweis: Vor Versand klären, ob die Referenzgeber der namentlichen Nennung in einem Vergabeverfahren zugestimmt haben. Der Assistent unterstellt keine Zustimmung.

Honorar und Verfahren

Bewusst offen gelassen. Ohne hinterlegte Tagessätze wird kein Preis erzeugt. Verfahrensart und Wertgrenzen werden nicht bewertet, weil sie landesrechtlich unterschiedlich geregelt sind und sich ändern.

Die Leitplanken

Keine Preise

Ohne hinterlegte Kalkulation bleibt das Honorarfeld leer. Ein geratener Preis im Vergabeverfahren ist ein kaufmännisches Risiko, kein Zeitgewinn.

Keine Vergaberechtsauskunft

Verfahrensarten, Wertgrenzen und Fristen sind uneinheitlich und in Bewegung. Der Assistent markiert sie als Entscheidung des Hauses.

Keine Eignungsbehauptungen

Zertifikate, Versicherungssummen und Umsatzzahlen nur, wenn hinterlegt. Sonst Lückenmeldung statt Platzhalter.

Vollständigkeitsprüfung

Abgleich der geforderten Angaben gegen den Entwurf. Fehlende Pflichtangaben sind der häufigste Ausschlussgrund.

Begründete Zuordnung

Jede Referenz kommt mit der Begründung, warum sie passt. Nachvollziehbar statt nach Gefühl.

Freigabe beim Menschen

Der Entwurf wird nie versandt. Er liegt im Postausgang und wartet auf Freigabe.

Für wen das Modul gebaut ist

Jedes Haus, das regelmäßig bei öffentlichen Auftraggebern anbietet und dessen Wissen über eigene Projekte verstreut vorliegt. Der Bestand wird ausgetauscht, die Logik bleibt gleich.

Personal- und Organisationsberatung Ingenieur- und Planungsbüros IT-Dienstleister Bildungsträger und Akademien Kommunalberatung Gutachter und Sachverständige Soziale Träger

Betrieb

Anders als reine Content-Agenten verarbeitet dieses Modul schützenswerte Inhalte: Vergabeunterlagen, Kalkulationen, Projektdaten. Es ist deshalb für den Betrieb mit Verarbeitung in Deutschland ausgelegt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierten Löschfristen und ohne Training auf Kundendaten.

Der Assistent erstellt Entwürfe und trifft keine Entscheidungen. Freigabe, Preisbildung und die vergaberechtliche Bewertung bleiben beim Haus.

Im eigenen Bestand ausprobieren

Für einen belastbaren Eindruck reichen fünf Referenzprojekte, zwei Vorgehensbeschreibungen und eine echte Anfrage aus der Vergangenheit. Daraus entsteht ein Entwurf, den Sie mit dem vergleichen können, was Sie damals selbst geschrieben haben.

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Angebote für die öffentliche Hand, in Stunden statt Tagen.